Menu

Dr. Hemels Personeelssysteem

Wij realiseerden voor Dr. Hemels Apotheken een modern personeelssysteem waarin alle administratieve rompslomp automatisch gaat en waarbij het personeel zelf de gewerkte tijd registreert via een vingerscanner.

1. Startpunt

Een gebruikelijke boekhouding, klappers vol papieren A4-tjes

Dr. Hemels Apotheken is begonnen zoals ieder ander bedrijf met een administratie op papier, met rond de 20 medewerkers wordt dat al snel een hele papierwinkel die zich maar blijft uitbreiden. Ieder personeelslid heeft zijn eigen klapper vol met persoonlijke informatie, documenten, urenregistratie formulieren. Kortom, belangrijke gegevens. Op een gegeven moment was het niet alleen een dagtaak voor een administratief medewerker, maar werd het ook een flinke kluif voor de ondernemer zelf.

Dr. Hemels Personeelssysteem - 1. Huidige situatie

2. Nieuwe visie

Een paperless office, weg met die klappers!

Het doel was vanaf het begin duidelijk: geen klappers meer, maar alles digitaal veilig opgeslagen in de cloud. Direct inzichtelijk voor de ondernemer en zijn medewerkers. Meerdere gebruikersrollen (beheerder, manager en medewerker) moeten kunnen inloggen in de webapplicatie om acties te kunnen uitvoeren die voor hun belangrijk zijn. Voor een medewerker is dat een nieuw adres doorgeven wanneer er wordt verhuist, een verzoek tot een vrije dag of inzicht in de gewerkte en nog te werken uren bijvoorbeeld. Voor de ondernemer is dat een realtime inzicht in alle doorlopende werkzaamheden binnen het bedrijf.

Dr. Hemels Personeelssysteem - 2. Nieuwe visie

3. Vingerscanner

Een vingerscanner biedt gemak, snelheid en accuratesse

In dit project blijft het niet alleen bij een software-matige oplossing, maar er wordt naast de vanzelfsprekende hosting, ook gebruikgemaakt van hardware binnen het systeem. Voor het nauwkeurig registreren van gewerkte uren hebben we namelijk een vingerscanner geïntegreerd in het geheel, de vingerscanner zorgt er namelijk voor dat iedere medewerker direct herkend wordt en dat er snel in- en uitgeklokt kan worden. Het systeem berekend vervolgens zelf alles uit op basis van de geklokte tijden.

Dr. Hemels Personeelssysteem - 3. Vingerscanner

4. Inzicht & supervisie

Weten wat er gebeurt en toestemming geven voor wijzigingen

De ondernemer wil z'n personeel zoveel mogelijk zelf laten doen, want dat scheelt veel tijd en gedoe en voorkomt verwarringen in communicatie. De werknemer kan op zijn eigen tijd de gewenste veranderingen via het systeem doorvoeren, zij het een vrije dag aanvragen of een nieuw adres doorgeven of toch nog even de gewerkte uren nakijken. De ondernemer ziet vervolgens deze wijzigingen eenvoudig in zijn controle paneel en kan deze goed- of afkeuren met opgave van een duidelijke reden.

Dr. Hemels Personeelssysteem - 4. Inzicht & supervisie

5. Eindresultaat

Meer rust, vertrouwen, duidelijkheid en minder werk.

Het eindresultaat mag er wezen! Werknemers zien precies hoeveel ze hebben gewerkt, de ondernemer hoeft niet iedere keer dit handmatig uit te rekenen op papier. In combinatie met complexe berekeningen als er bijvoorbeeld ook sprake is van zwangerschapsverlof, is dat een flinke kluif waar niemand graag tijd aan besteed. Het personeelssysteem automatiseert al deze taken en de organisatie profiteert zodoende van enorme toename duidelijkheid, transparantie en rust.

Dr. Hemels Personeelssysteem - 5. Eindresultaat

Of bekijk een van deze andere interessante cases